ファイルコラボレーション

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取引先やパートナーなど社外の人とも安全にスムーズなコラボレーションを実現!

一定数までユーザ追加が自由に可能で、コストを気にせず取引先やパートナーともファイルを共有できます。

もちろん、アクセス権が細かく設定できるので、多くのCloud Shared Office ECM導入企業では外部の人ともファイルを安全に共有して頂いています。

コラボレーションプラットフォームは、社内だけでなく、外部の人ともセキュアにファイル共有するための仕組みがたくさんあります。

ファイルコラボレーションのための仕組

個人専用のクラウドスペースからプロジェクトで共有するスペースなど、業務のステージに応じて、ファイルの共有と統合的・効果的な管理を実現します。

ファイルサーバにはないこれらの仕組みを開発すること無く、すぐにご利用可能です。

ファイルの公開期間

プロジェクトが進行中だけファイルを公開したい場合など、公開期間を設定することができます。公開日や公開期間が過ぎた後、管理者様がファイルを公開スペースに移動する手間や公開停止忘れなどが防げます。

業務プロセスの自動化

ファイルを作成し、レビューで承認を得た後正式文書として公開されるまでにはプロセスがあります。このプロセスをCloud Shared Office ECMは自動化することが可能です。
ファイルをアップロードすればワークフローを実行し、承認されれば正式な文書としてシステムがPDFに変換し、社外との共有フォルダに移動、さらに関係者に自動で通知を送ることができます。必要な作業は、①ファイルのアップロード、②ファイルの承認、③ファイルの取得、の3ステップ。その他のステップはシステムが自動におこないます。
「メール通知」、「ファル移動/コピー」、「ワークフロー起動」など自動化のステップは自由に組合せて設定可能です。

ファイル配信

ファイルを送付し閲覧だけしてもらいたい場合などアカウントを発行する必要のない、人とのやりとりもスムーズに可能です。
ファイルが配信された人はファイルのダウンロードURLが記載されたメールを受け取りファイルをダウンロードするため、10GBなど、メールでは添付できない大容量ファイルも配信が可能です。
誤送信、不正送信が発覚した場合、ダウンロードURLを無効化することができ、漏洩を最小限に留めることが可能です。

グループユーザ管理

グループを作成することで、複数人に対して一括でアクセス権を付与することができます。
プロジェクトなどでメンバの変更があった際にグループメンバを入れ替えるだけで、グループに共有されているスペースへのアクセス権も自動的に更新されます。

リンクコンテンツ

ファイルを共有する際に、リンクコンテンツ(ショートカット)を作成することで、会社ごとのスペースで同じファイルを共有する際に、原本を修正すれば、共有しているリンクコンテンツの内容も更新されます。
“1社だけ更新したファイルを共有し忘れていた”といったことを防止します。

ユーザ招待

ユーザやグループとスペースを共有する際、共有する①ユーザを選択、②付与する権限を選択、③通知メールの内容を入力する、わずか3ステップで完了。
ユーザやグループごとにアクセス権を細かく設定し素早くファイル共有が可能です。

排他制御

ファイルはダウンロードする際にチェックアウトすることが可能です。
チェックアウトしておくことで他のユーザはファイルがチェックインされるまで、ファイルを更新できなくなります。
チームでファイルを作成する際、別ユーザによる上書きを防止します。

コラボレーションプラットフォーム for Salesforceのお問い合わせは

03-6722-5015(平日10:00~18:00)
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