統制

プロファイルで利用するアプリケーションの機能単位での制御、ロールでファイルやスペースに対するアクションの制御が可能です。

プロファイルとロールで、細やかな権限設定を実現します。

プロファイルやロールはお客様の運用に合わせ、柔軟に作成して頂くことが可能です。
Cloud Shared Office ECMは企業統制をおこなうための仕組みをたくさんもっています。

全てのユーザアクションを記録

ログインや、ログアウト、ファイルのダウンロード、更新、ユーザの追加など、全てのユーザアクションを証跡として記録しています。いつ、誰が、何をしたのかCloud Shared Office ECM上でいつでも検索ができます。

不穏なアクションは自動通知

記録している証跡はシステムで監視することが可能です。例えば勤務時間を定義しておけば勤務時間外にアクセスがあった場合や、ユーザ追加が一定期間内に指定回数以上おこなわれた場合に管理者に通知することが可能です。
また、ユーザ追加など特定のアクションに絞ったレポートを出力することが可能です。

ワークフロー

ファイルを送付し閲覧だけしてもらいたい場合などアカウントを発行する必要のない、人とのやりとりもスムーズに可能です。
ファイルが配信された人はファイルのダウンロードURLが記載されたメールを受け取りファイルをダウンロードするため、10GBなど、メールでは添付できない大容量ファイルも配信が可能です。
誤送信、不正送信が発覚した場合、ダウンロードURLを無効化することができ、漏洩を最小限に留めることが可能です。

承認後にフィルを配信

アカウントを持たない人とファイルを共有する際、ファイルのダウンロードURLを通知する配信機能がご利用できます。 配信前にワークフローを起動して上長の承認を得ることで、メール添付などでのセキュリティ事故で多い、添付ファイルの間違いや宛先間違いを防止したり、担当者が不正にファイルを送信することを防止することが可能です。

ユーザ有効期間

ユーザの有効期間を設定することで、退職時やプロジェクト終了時に無効化し忘れたり、無効化する手間が省けます。

使用量制限と通知

個人、組織の単位で、保管するファイルサイズの上限を設定したり、指定した閾値を超えるとアラート通知を受けとることが可能です。

引き継ぎ機能

退職やプロジェクトメンバの交代などにユーザを無効化した際、無効化されたユーザのマイスペースに保管されたファイルを引き継ぐことができます。


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